In 8 Schritten zum Monotasking

Monotasking ist das A und O des fokussierten Arbeitens und somit das Gegenteil des allzeit gerühmtem, aber meiner Meinung nach sinnlosem Multitasking. Die erhöhte Konzentration und Aufmerksamkeit auf ein einziges Thema haben vor allem vier Vorteile:

• Du arbeitest schneller: Du erreichst in kürzerer Zeit mehr Ergebnisse.
• Du erzielst bessere Ergebnisse: Konzentriert unterlaufen dir weniger Fehler.
• Du bist zufriedener: Am Ende des Tages stellt sich ein größeres Erfolgsgefühl ein.
• Du bist leistungsfähiger: Der Erfolg motiviert dich und erschöpft dich weniger.

Effektiv oder Effizient • was ist der Unterschied?

Fokussiertes Arbeiten ist wirtschaftlicher als unstrukturiertes Arbeiten und lässt sich mit dem Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz vergleichen. Effektivität unterschiedet sich von der Effizienz nur in Bezug auf die Arbeitsweise, denn das Ziel erreichst du so oder so.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Ein Beispiel verdeutlicht das: stell dir vor, du möchtest einen Rasen mähen und kannst das Gras entweder mit einer Schere oder einem Rasenmäher schneiden. Beides ist letzten Endes effektiv, da das Ziel erreicht wird: ein geschnittener Rasen.

Aber in Anbetracht des nötigen Aufwands könnten die beiden Methoden nicht unterschiedlicher sein: Mit einem Rasenmäher gelangst du deutlich schneller und kraftschonender ans Ziel als mit einer Schere und bist demnach effizienter.

Wenn du deine Ziele erfolgreich erreichen möchtest, solltest du dir nicht die Frage stellen: „Was muss getan werden, um dieses Ziel zu erreichen?“ Du solltest dich vielmehr fragen: „Wie muss ich was tun, um dieses Ziel zu erreichen?“

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In 8 Schritten zum starken Fokus

Hab stets den Aufwand im Blick und such nach der wirtschaftlichsten, aber einfachsten Methode. Ein starker Fokus ist der erste Schritt in die richtige Richtung und du erreichst ihn am einfachsten, indem du dich stets nur auf eine Aufgabe konzentrierst.

Daher ist es wichtig, dass du feste Fokuszeiten definierst, in denen du dich auf die vor die liegende Aufgabe konzentrierst. Diese Fokuszeiten sollten in deinem Leistungshoch liegen und nur für wichtige Aufgaben reserviert sein. Unterbrich einen solchen Arbeitsflow nicht, denn wenn du einmal raus bist, ist es umso schwerer wieder hineinzugelangen.

Diese Methoden helfen mir (auch abseits vom Studium) einen starken Fokus zu halten:

1. Vermeide Ablenkungen und sag öfter Nein.

Das ist zwar nicht einfach, aber manchmal muss es einfach sein. Wenn du dich einer Aufgabe mit voller Konzentration widmest, kannst du nebenbei kein ehrenamtliches Picknick, den Junggesell*innenabschied im Freundeskreis oder den Familienurlaub organisieren. Akzeptiere deine Belastungsgrenze, so entgehst du überfordernden Situationen.

Biete bei kurzfristig geplatzten Verabredungen Ersatztermine an und kommuniziere klar, dass du derzeit in einer Ausnahmesituation steckst. Jeder, der selbst stressige Prüfungsphasen erlebt hat, wird Verständnis haben.

Halse dir nicht zusätzlich zur eigenen Arbeit die Aufgaben anderer auf. Erstens sind deine Aufgaben im Moment wichtiger und zweitens würde keine der beiden Aufgaben gelingen, wenn du sie beide nur halbherzig erledigst.

2. Führe eine Not-to-do-Liste.

Ja, du hast richtig gelesen: eine Not-to-do-Liste. Eine solche Liste bewahrt dich davor, alle Dinge anzupacken, die du im Moment nicht anpacken solltest. Da kann draufstehen: Social Media-Kanäle öffnen, Mails checken oder Pausen nicht einhalten.

Die Not-to-do-Liste hilft dir, Aufgaben zu konkretisieren und wichtiges von unwichtigem zu unterscheiden. Indem du alles aufschreibst, was dich von deinem Ziel ablenkt, hast du einem großen Zeitfresser den Kampf angesagt.

Auch wenn ich es am Anfang nicht glauben konnte: eine Liste mit den Dingen zu haben, die ich nicht angehen möchte, ist tatsächlicher hilfreicher als ich dachte. Ein kurzer Blick darauf genügt, um die an die wesentliche Aufgabe zu erinnern und gibt dir von Zeit zu Zeit einen Tritt in den Hintern.

3. Entscheide dich für eine Rolle.

Jeder Mensch füllt nie nur eine Funktion aus, stattdessen schlüpfst du mehrmals am Tag in unterschiedlichste Rollen: eine berufstätige Mutter kann gleichzeitig Hausfrau, Angestellte, Führungskraft, Yogi, Mama, Köchin, Therapeutin und Partnerin sein.

Wenn dir ein wichtiges Ziel bevorsteht ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und auf einige Rollen eine Zeit lang zu verzichten. Versuche daher, Nebenrollen, z. B. ehrenamtliche Tätigkeiten, für den Zeitraum deines Projekts (und nur dann!) zu vernachlässigen.

Dich auf eine Rolle zu konzentrieren und das auch nach außen zu kommunizieren, bringt dich einem starken Fokus und damit auch deinem Ziel ein deutliches Stück näher.

4. Verwende einen Sprachassistenten.

Diktiere kurze Texte als Mail, Textnachricht oder Notiz an dich selbst. Es gibt nichts Praktischeres als nicht ständig tippen zu müssen, zumal sich die Qualität der Sprachassistenten in den letzten Jahren enorm verbessert hat.

Wenn du auf den Geschmack kommst, kannst du auch längere Texte direkt am Laptop diktieren. Hierbei helfen dir Spracherkennungssoftwares, die dir – auch wenn du deine Arbeit lieber manuell schreibst – vor allem bei Notizen während der Recherche viel Tipp- und Schreibaufwand ersparen.

5. Akzeptiere deinen Biorythmus.

Nur indem du deinen individuellen Biorhythmus akzeptierst, kannst du einen Zeitplan erstellen, der auf deinen Lebensstil zugeschnitten ist. Es lassen sich ganz grob zwei verschiedene Biorythmus-Typen unterscheiden.

Wenn du weißt, zu welcher Kategorie du tendierst, kannst du deinen Tag nach deinen Bedürfnissen planen:

• Als Morgentyp (Lerche) bist du ein*e Frühaufsteher*in, der/die in den Morgenstunden und am Vormittag sein/ihr Leistungshoch erreicht. Du bist tagaktiv und gehst zeitig schlafen. Deine Leistungskurve fällt am Nachmittag ab.
  
  
• Als Abendtyp (Eule) fällt dir das Aufstehen schwer und du brauchst Zeit, um in die Gänge zu kommen, was erst gegen Mittag passiert. Dafür bist du auch zu späterer Stunde noch leistungsfähig und kannst auch spätabends noch arbeiten.
  
  

Plane deinen Tag nach deinem Biorhythmus und die Arbeit geht dir gleich viel leichter von der Hand.

6. Setze dir kleine Ziele.

Kleine Ziele sind nicht nur für den Erfolg deines Zeitplans wichtig, sondern wirken sich auch positiv auf deinen Fokus aus. Mach dir den Goal-Gradient-Effekt zunutze: je näher du dem Ziel kommst, desto mehr Anstrengung investierst du automatisch, weil dich die Nähe zum Ziel zusätzlich motiviert.

Formuliere daher kein fixes Ziel (z. B. Woche 6: 60 Seiten geschrieben), sondern besser einen Zielkorridor (z. B. Woche 6: vier Kapitel vollendet). So erreichst du dein Ziel schneller und bleibst gegen Ende motiviert.

7. Setze dir feste Zeitslots zum Abarbeiten von Zeitfressern.

Manchmal empfinden wir sie nicht als solche, doch auch eine Mail des Unternehmens, bei dem du dich beworben hast oder der Rückruf des schwer greifbaren Hausmeisters können Zeitfresser sein.

Bei einem Projekt wie eine Haus- oder Abschlussarbeit ist es aber nötig, Zeitfresser auszuschalten, bis das tägliche Arbeitspensum abgearbeitet ist.

Folgende Maßnahmen kannst du ergreifen, damit dich im Lauf deines Arbeitstags keine Mail, kein Posting oder keine Nachricht dich ablenkt:

• Check deine Mails zu festgelegten Uhrzeiten, z: B. am späten Vormittag oder kurz vor Feierabend. Erstelle virtuelle Mail-Schubladen, um die Mails einzuordnen, und bring dein Eingangspostfach täglich auf Null. Stelle dir bei der Abarbeitung deiner Mails folgende Frage: Reagieren, archivieren oder löschen? Falls du reagierst und antwortest, formuliere die Mail knapp und eindeutig.
• Setze dir für soziale Medien fixe Zeitslots und lege während deiner Arbeitszeit dein Handy weg: verbanne es zuhause aus deinem Sichtfeld oder schließ es in ein Schließfach in der Bibliothek. Wenn du aufs Handy nicht verzichten kannst, nutze Zeitlimits und Zugriffbeschränkungen, die dir den Gebrauch der Apps untersagen.
• Kommuniziere deine Arbeitszeit deinem Umfeld und weise mit einem Nicht-Stören-Schild an der Zimmertür darauf hin. Falls du in der Bibliothek arbeitest, such dir einen Ort, an dem du kaum gestört wirst oder trage Noise-Cancelling-Kopfhörer.

Alternativ kannst du Zeitfresser, mit denen du deine Arbeitszeit prokrastinierst, auch auf Wartezeiten verschieben, wenn du auf die Bahn oder den Beginn einer Vorlesung wartest.

8. Setze dir Zeitlimits für eine bestimmte Aufgabe.

Indem du für alltägliche Aufgaben feste Zeitlimits setzt, verhinderst du, dass du für diese B- oder C-Aufgaben länger Zeit aufwendest als nötig. So bleibt dir am Ende mehr Zeit für die wichtigen Ziele und Aufgaben, die du dann in einem Zielkorridor festhältst.

Hier greift das Parkinsonsche Gesetz: Die Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht, wie viel Zeit man tatsächlich für diese Aufgabe benötigt.

Wenn du für eine Aufgabe 20 Minuten einplanst und dir plötzlich 40 Minuten zur Verfügung stehen, wirst du auch 40 Minuten benötigen – selbst wenn sich die gleiche Aufgabe in 20 Minuten erledigen lässt.